Rozdział I
Postanowienia ogólne i definicje
1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady korzystania z Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 (SOWA EFS RPDS), a w szczególności uprawnienia i obowiązki Użytkowników systemu.
2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1) Administratorze SOWA – należy przez to rozumieć Użytkownika o specjalnych uprawnieniach, które pozwalają mu m.in. na zarządzanie kontami Użytkowników. Funkcję Administratora SOWA pełnią wyznaczeni pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego oraz Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy;
2) Administratorze – należy przez to rozumieć Marszałka Województwa Dolnośląskiego z siedzibą
we Wrocławiu 50-411, Wybrzeże Słowackiego 12-14;
3) Wnioskodawcy/Beneficjencie – należy przez to rozumieć osobę lub instytucję, która za pomocą Systemu przygotowuje fiszkę projektu lub wniosek o dofinansowanie projektu;
4) IP – należy przez to rozumieć Instytucję Pośredniczącą dla RPO WD 2014-2020;
5) IZ – należy przez to rozumieć Instytucję Zarządzającą dla RPO WD 2014-2020;
6) Koncie – należy przez to rozumieć zespół cech identyfikujących Użytkownika, z których wynika możliwość dostępu do usług po podaniu identyfikatora użytkownika oraz hasła;
7) RPO WD 2014-2020 – należy przez to rozumieć Regionalny Program Operacyjny Województwa Dolnośląskiego 2014-2020;
8) RPDS – należy przez to rozumieć Regionalny Program Operacyjny Województwa Dolnośląskiego 2014-2020;
9) Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy dokument określający w szczególności warunki korzystania z Systemu, prawa i obowiązki Użytkowników związane z korzystaniem z Systemu, warunki i zasady ochrony danych osobowych, jak również zakres odpowiedzialności Użytkowników;
10) Roli – należy przez to rozumieć zespół praw i obowiązków wynikających ze statusu Użytkownika
w Systemie. Wyróżniamy następujące role: wnioskodawca (beneficjent), pracownik wnioskodawcy (beneficjenta), partner, pracownik partnera, pracownik firmy świadczącej usługi dla wnioskodawcy (beneficjenta), pracownik IP, pracownik IZ, administrator SOWA;
11) Systemie – należy przez to rozumieć System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 (SOWA EFS RPDS);
12) Użytkowniku – należy przez to rozumieć osobę, która posiada dostęp do Systemu po podaniu identyfikatora i hasła;
13) Właścicielu Systemu – należy przez to rozumieć Województwo Dolnośląskie – Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy.
Rozdział II
Postanowienia ogólne
1. Dostęp do Systemu jest dobrowolny i bezpłatny.
2. System stanowi wyłączną własność Województwa Dolnośląskiego – Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy.
3. Właściciel Systemu zastrzega sobie prawo dowolnej modyfikacji usług systemowych, sposobu działania Systemu oraz podjęcia wszelkich dozwolonych przez prawo czynności związanych z obsługą i konserwacją Systemu.
4. Właściciel Systemu zastrzega sobie prawo do zablokowania Konta w przypadku stwierdzenia łamania przez jego właściciela zasad niniejszego Regulaminu.
Rozdział III
Cele Systemu
1. System to rozwiązanie wspierające proces przygotowania, złożenia oraz obsługi fiszek projektów
i wniosków o dofinansowanie projektów EFS w ramach RPO WD 2014-2020.
2. Cele określone w ust. 1 realizowane są między innymi poprzez umożliwienie Użytkownikowi, stosownie do przyznanych uprawnień, korzystania z następujących modułów: moje dane, wnioskodawca/ beneficjent, użytkownicy, nabory instytucji, projekty, dokumenty.
Rozdział IV
Warunki korzystania z Systemu
1. Do korzystania z Systemu wymagane jest posiadanie przez Użytkownika:
1) dostępu do Internetu;
2) dostępu do indywidualnego konta poczty elektronicznej e-mail;
3) przeglądarki internetowej spośród wymienionych Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Microsoft Edge w jej najwyższej stabilnej wersji lub jej dwóch wersji wstecz.
2. Podczas korzystania z Systemu niezbędnym wymogiem jest, by przeglądarka internetowa Użytkownika akceptowała pliki typu cookie. Więcej na ten temat w zakładce polityka prywatności.
3. System jest dostępny dla Użytkowników pod domenami https://generator-efs.dolnyslask.pl oraz https://generator-efs.dwup.pl przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z zastrzeżeniem ust.4.
4. Właściciel Systemu zastrzega sobie możliwość wprowadzenia przerw w funkcjonowaniu Systemu niezbędnych do wykonania czynności związanych z prawidłowym jego funkcjonowaniem.
5. Właściciel Systemu nie ponosi kosztów związanych z uzyskaniem przez Użytkownika niezbędnego dostępu do Systemu dzięki korzystaniu z Internetu lub innych środków komunikowania się na odległość, a także właściwego oprogramowania do korzystania z dostępu do Systemu lub umożliwiającego odczytanie lub zapisanie danych. Zasady i koszty takiego dostępu reguluje umowa zawarta przez Użytkownika z podmiotem udostępniającym takie usługi lub oprogramowanie.
6. Właściciel Systemu nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w funkcjonowaniu Systemu wywołane siłą wyższą, awarią sprzętu lub niedozwoloną ingerencją Użytkowników, nawet jeśli spowodowałyby one utratę danych na Kontach Użytkowników.
7. Właściciel Systemu nie ponosi odpowiedzialności za czasową niemożność korzystania przez Użytkowników z Systemu.
Rozdział V
Użytkownicy Systemu
1. Użytkownikiem może być każda osoba, która zarejestruje Konto w Systemie jednak poziom uprawnień uzależniony jest od pełnionej w systemie Roli. Rejestrując Konto, Użytkownik potwierdza spełnianie warunków rejestracji oraz wyraża zgodę na wszystkie postanowienia niniejszego Regulaminu i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
2. Rejestrując Konto, Użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie na wskazane w trakcie rejestracji konto pocztowe komunikatów systemowych rozsyłanych z adresów generator-efs@dolnyslask.pl oraz generator-efs@dwup.pl.
Rozdział VI
Konto Użytkownika Systemu
1. Rozpoczęcie korzystania z Systemu wymaga rejestracji konta oraz kliknięcia linku aktywacyjnego wysłanego na adres e-mail podany podczas rejestracji Użytkownika.
2. Zrealizowanie w pełni procedury aktywacji Konta w Systemie możliwe jest wobec Użytkownika, który:
1) oświadczył, iż zapoznał się i zaakceptował treść całego Regulaminu;
2) oświadczył, że zapoznał się i zaakceptował „Oświadczenie użytkownika Systemu SOWA EFS RPDS oraz Wnioskodawcy/Beneficjenta będącego osobą fizyczną” dotyczące przetwarzania jego danych osobowych;
3) oświadczył, że zapoznał się i zaakceptował „Oświadczenie Wnioskodawcy/Beneficjenta dotyczące obowiązków wobec osób, których dane osobowe są wprowadzane do wniosku o dofinansowanie”;
4) podał wszystkie wymagane dane.
3. W przypadku stwierdzenia podania przez Użytkownika nieprawdziwych lub nieaktualnych danych, Administrator SOWA ma obowiązek:
1) wezwać Użytkownika do natychmiastowego usunięcia nieprawidłowości, lub
2) zablokować Konto Użytkownika do czasu wyjaśnienia sprawy.
4. W przypadku pojawienia się uzasadnionych wątpliwości, co do autentyczności wprowadzonych przez Użytkownika danych, Administrator SOWA może zażądać przedstawienia stosownych dokumentów potwierdzających te dane.
5. Dla każdego Użytkownika jest ustalany odrębny identyfikator użytkownika i hasło dostępu do Systemu.
6. Identyfikator użytkownika jest niepowtarzalny, a po wyrejestrowaniu Użytkownika z Systemu nie jest przydzielany innej osobie.
7. Przydziału i zmiany haseł dokonuje się w następujący sposób:
1) hasła powinny mieć co najmniej osiem znaków i muszą zawierać małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne;
2) hasło jest zmieniane przez każdego z Użytkowników nie rzadziej niż raz na 30 dni, a po tym okresie podczas logowania System automatycznie wymusza zmianę hasła;
3) hasła nie powinny składać się z kombinacji znaków mogących ułatwić ich odgadnięcie lub odszyfrowanie przez osoby nieuprawnione (np.: imię, nazwisko Użytkownika);
4) hasło powinno zostać zmienione przez Użytkownika niezwłocznie w przypadku powzięcia podejrzenia lub stwierdzenia, że mogły się z nim zapoznać osoby trzecie.
8. Użytkownik jest odpowiedzialny za wszystkie czynności wykonane przy użyciu identyfikatora, którym się posługuje.
9. Zabrania się udostępniania danych identyfikacyjnych swojego Konta innym osobom, a w szczególności hasła dostępu.
10. Zabrania się korzystania z Kont należących do innych osób.
11. Przy opuszczeniu miejsca pracy dostęp do Systemu powinien być blokowany przez wybranie co najmniej jednej z poniższych opcji:
1) zastosowanie mechanizmu zawieszania pracy systemu operacyjnego;
2) wylogowania się Użytkownika z Systemu.
Rozdział VII
Dane osobowe
1. Administratorem przetwarzanych w Systemie danych jest Marszałek Województwa Dolnośląskiego z siedzibą we Wrocławiu 50-411, Wybrzeże Słowackiego 12-14.
2. Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem i spełnia warunki, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. b) i c), a w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych- art. 9 ust. 2 lit. g) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO); dane osobowe są niezbędne dla realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 (RPO WD) w szczególności na podstawie:
a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.),
b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 470, z późn. zm.),
c) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2018 r. poz. 1431, z późn. zm.);
d) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.).
3. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781, z późn. zm.).
4. Dane osobowe przetwarzane w Systemie należą do zbioru danych pn. Baza danych związanych
z realizowaniem zadań Instytucji Zarządzającej przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego w ramach RPO WD 2014-2020.
5. Dane osobowe są przetwarzane w Systemie w związku z wykonywaniem obowiązków państwa członkowskiego w zakresie aplikowania o środki wspólnotowe i w związku z realizacją projektów w ramach RPO WD 2014-2020.
6. Przetwarzane w Systemie dane osobowe są powierzane do przetwarzania instytucjom zaangażowanym
we wdrażanie RPO WD 2014-2020 oraz podmiotom wykonującym na zlecenie tych instytucji działania związane z aplikowaniem o środki wspólnotowe i realizacją projektów.
7. Przetwarzane w Systemie dane osobowe mogą zostać udostępnione Ministrowi właściwemu ds. rozwoju regionalnego, firmom badawczym realizującym, na zlecenie Ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, IZ, IP lub beneficjenta, badania ewaluacyjne w ramach RPO WD 2014-2020 oraz specjalistycznym firmom realizującym, na zlecenie Ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, IZ, IP lub beneficjenta, kontrole oraz audyt w ramach RPO WD 2014-2020.
8. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości zarejestrowania w Systemie.
9. Zakres przetwarzanych w Systemie przez Użytkownika danych powinien być adekwatny, stosowny oraz ograniczony do tego, co niezbędne do celów realizacji projektu, jednocześnie nie może być szerszy niż określony w Zakresie danych przetwarzanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020, stanowiącym część niniejszego rozdziału.
10. Użytkownik odpowiada za zgodność z dokumentami źródłowymi, danych osobowych wprowadzonych przez siebie do Systemu.
11. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
12. Dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.
13. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny na potrzeby dokonania oceny, wyboru do dofinansowania i rozliczenia projektu, rozliczenia i zamknięcia RPO WD 2014 – 2020 oraz do upływu terminu wymaganego archiwizowania dokumentacji.
14. Istnieje możliwość skontaktowania się z Inspektorem Ochrony Danych wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: inspektor@umwd.pl lub iod@dwup.pl.
15. Osoby, których dane przetwarzane są w systemie, mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania i prawo wniesienia sprzeciwu. W tym przypadku nie ma zastosowania prawo do usunięcia danych, ponieważ przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się
z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania danych na mocy prawa Unii oraz prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator.
16. Osoby, których dane przetwarzane są w systemie, mają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa), gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
17. Osoba wprowadzająca do wniosku o dofinansowanie projektu lub fiszki projektu dane osobowe innej osoby niż własne, ma obowiązek wcześniej poinformować tę osobę o tym, że jej dane będą przetwarzane w Systemie oraz posiadać stosowne zgody na przetwarzanie danych osobowych (jeśli dotyczy). Osoba wprowadzająca dane do SOWA EFS RPDS ma obowiązek zapoznać osobę, której dane są wprowadzane z treścią niniejszego rozdziału Regulaminu oraz zawartymi w „Oświadczeniu Wnioskodawcy/Beneficjenta dotyczącym obowiązków wobec osób, których dane osobowe są wprowadzane do wniosku o dofinansowanie” klauzulami informacyjnymi wynikającymi z realizacji art. 14 RODO.
ZAKRES DANYCH PRZETWARZANYCH W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA DOLNOŚLĄSKIEGO 2014-2020:
Zbiór: Baza danych związanych z realizowaniem zadań Instytucji Zarządzającej przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego w ramach RPO WD 2014 – 2020:
1.Dane osobowe zwykłe:
nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, Numer Identyfikacji Podatkowej, miejsce pracy, zawód, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, adres e-mailowy, nr rachunku, stanowisko i miejsce pracy, wymiar czasu pracy, okres zaangażowania w projekcie, wynagrodzenie, forma zaangażowania, numery ksiąg wieczystych, numery działek, obręb, numer przyłącza gazowego, kraj, obszar wg stopnia urbanizacji (DEGURBA), login, nazwa wnioskodawcy/instytucji/beneficjenta/partnera, forma prawna, typ instytucji, forma własności, adres siedziby/instytucji, fax, REGON, rodzaj przyznanego wsparcia (w tym szkolenia z zakresu TIK), objęcie wsparciem pracowników instytucji, rodzaj uczestnika, wiek w chwili przystępowania do projektu, (planowana) data zakończenia szkoły w której uczestnik otrzymał wsparcie, data rozpoczęcia i zakończenia udziału w projekcie/we wsparciu, płeć, status/sytuacja osoby (w tym na rynku pracy) w chwili przystąpienia do projektu/zakończenia udziału w projekcie, inne rezultaty dotyczące osób młodych, zakończenie udziału osoby w projekcie zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa, osoba bezdomna lub dotknięta wykluczeniem z dostępu do mieszkań, niekorzystna sytuacja społeczna, data założenia działalności gospodarczej, kwota przyznanych środków na założenie działalności gospodarczej, PKD założonej działalności gospodarczej, dane podpisu elektronicznego, profil pomocy osób bezrobotnych zarejestrowanych w PUP, tytuł zawodowy/naukowy, rodzaj funkcji, rodzaj specjalności techniczno-budowlanej, specjalizacja zawodowa, nr zaświadczenia o przynależności osób posiadających uprawnienia budowlane do PIIB, nr ewidencyjny PIIB, nr ewidencyjny uprawnień budowlanych, nr decyzji o nadaniu uprawnień budowlanych, zakres uprawnień zawodowych, informacja o rozdzielności majątkowej, wizerunek, głos;
2. Dane osobowe szczególnych kategorii (w przypadku projektu, którego realizacja obejmuje przetwarzanie tego typu danych), które ujawniają bezpośrednio lub w kontekście:
• pochodzenie rasowe lub etniczne;
• stan zdrowia;
3. Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących.
Rozdział VIII
Korzystanie z Systemu
1. Każda stacja robocza, na której odbywa się praca w Systemie powinna posiadać aktualne oprogramowanie antywirusowe oraz zaporę sieciową. Oprogramowanie antywirusowe powinno posiadać automatyczną aktualizację z sieci Internet lub z lokalnego repozytorium wykonywaną nie rzadziej niż raz w tygodniu.
2. Niedopuszczalne są działania mogące utrudniać lub zakłócać działanie Systemu. W przypadku stwierdzenia takich działań, Administrator SOWA wzywa Użytkownika do natychmiastowego wyjaśnienia sprawy, bądź blokuje jego Konto do czasu wyjaśnienia sprawy.
3. Zamieszczanie w Systemie treści bezprawnych, obraźliwych, nieprawdziwych, niezgodnych z prawem powszechnie obowiązującym w Polsce, propagujących przemoc, nagannych moralnie lub naruszających powszechnie uznane dobre obyczaje jest zabronione. Treści takie mogą zostać usunięte przez Administratora SOWA.
4. Użytkownicy są zobowiązani do ustawienia ekranów monitorów w taki sposób, aby uniemożliwić osobom postronnym wgląd lub spisanie zawartości aktualnie wyświetlanej na ekranie monitora.
Rozdział IX
Odpowiedzialność
1. Właściciel Systemu nie ponosi odpowiedzialności za treści umieszczane w Systemie przez Użytkowników.
2. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za złamanie prawa bądź szkodę wywołaną jego działaniami
w Systemie, w szczególności podaniem nieprawdziwych danych.
3. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za treści znajdujące się na stronie, do której przekierowuje zamieszczany przez niego w Systemie odsyłacz.
Rozdział X
Zgłoszenia problemów, uwag
1. Zakłócenia w funkcjonowaniu Systemu, problemy i uwagi związane ze świadczonymi usługami w ramach Systemu mogą być zgłaszane przez Użytkownika i są analizowane przez odpowiednie służby informatyczne zgodnie z Procedurą zgłaszania problemów z obsługą oraz nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu SOWA EFS RPDS dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 umieszczoną na stroniehttps://www.generator-efs.dolnyslask.pl/Pomoc/4 .
2. Użytkownik jest zobowiązany do przekazania informacji o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych w ciągu 24 godzin na adres inspektor@umwd.pl zgodnie z Procedurą zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 umieszczoną na stronie http://rpo.dolnyslask.pl/rodo/.
Rozdział XI
Przepisy końcowe
1. Właściciel Systemu zastrzega sobie prawo jednostronnej zmiany Regulaminu bez konieczności uzasadniania przyczyny takiej zmiany.
2. Właściciel Systemu zobowiązuje się powiadamiać Użytkowników drogą elektroniczną, w szczególności za pośrednictwem modułu Aktualności, o zmianach Regulaminu.
3. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za podanie adresu poczty elektronicznej, do którego nie ma dostępu,
w szczególności adresu nieprawidłowego lub należącego do innego podmiotu, oraz wynikające z tego faktu skutki w postaci nieotrzymywania powiadomień z systemu.
4. Użytkownik ponosi ryzyko nieotrzymania powiadomienia określonego w ust. 2 z przyczyn niezależnych od Właściciela Systemu.
5. Regulamin nie wyłącza stosowania innych instrukcji dotyczących funkcjonowania i zabezpieczenia Systemu.
6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie 29 stycznia 2020.
